Đối chiếu tài khoản là quá trình so sánh hồ sơ tài chính nội bộ với báo cáo hàng tháng từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như ngân hàng, công ty thẻ tín dụng hoặc tổ chức tài chính khác, để đảm bảo chúng khớp với nhau. Biết cách đối chiếu các tài khoản một cách chính xác là điều cần thiết cho sức khỏe tài chính của doanh nghiệp vì nó giúp phát hiện bất kỳ sai sót, chênh lệch hoặc gian lận nào.
Nếu bạn không sử dụng phần mềm kế toán, các giao dịch tài chính của bạn sẽ xuất hiện trên sổ đăng ký séc giấy, bảng sao kê thẻ tín dụng và bảng sao kê ngân hàng. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán để in các lô séc mỗi khi công ty thanh toán hóa đơn, các giao dịch của bạn sẽ được ghi lại trên sổ đăng ký tài khoản của phần mềm.
Định nghĩa và Ví dụ về đối chiếu tài khoản
Khi đối chiếu các tài khoản, bạn so sánh hai hoặc nhiều nguồn kế toán của một công ty để kiểm tra các sai sót và thống nhất chúng.
Ví dụ: nếu bạn điều hành một cửa hàng bán lẻ nhỏ, bạn có thể giữ một sổ cái điểm bán hàng hoặc phần mềm tương tự, ghi lại các giao dịch hàng ngày, hàng tồn kho và số dư tại cửa hàng. Bạn cũng sẽ có một tài khoản ngân hàng bên ngoài để theo dõi các khoản tiền gửi, mua hàng và số dư dài hạn. Khi so sánh cả hai, bạn có thể tìm kiếm bất kỳ sự chênh lệch nào trong dòng tiền trong một khung thời gian nhất định.
Các công ty đại chúng phải giữ cho tài khoản của họ được đối chiếu nhất quán hoặc có nguy cơ bị kiểm toán độc lập phạt.Nhiều công ty có hệ thống duy trì biên lai thanh toán, bảng sao kê tài khoản và các dữ liệu khác cần thiết để lập hồ sơ và hỗ trợ việc đối chiếu tài khoản.
Lợi ích của đối chiếu tài khoản
So sánh các giao dịch và số dư là quan trọng vì nó giúp tránh thấu chi tài khoản tiền mặt, phát hiện các giao dịch thẻ tín dụng gian lận hoặc bị tính phí quá cao, giải thích sự khác biệt về thời gian và làm nổi bật các hoạt động tiêu cực khác, chẳng hạn như hành vi trộm cắp hoặc ghi chép thu nhập và chi phí không chính xác. Điều này giúp công ty của bạn không phải trả phí thấu chi, giữ cho các giao dịch không có lỗi và giúp bắt các khoản chi tiêu không hợp lý và các vấn đề như biển thủ trước khi chúng vượt quá tầm kiểm soát.
Việc đối chiếu các tài khoản và so sánh các giao dịch cũng giúp kế toán của bạn tạo ra các báo cáo tài chính đáng tin cậy, chính xác và chất lượng cao.Vì bảng cân đối kế toán của công ty bạn phản ánh tất cả số tiền đã chi – cho dù là tiền mặt, tín dụng hay các khoản vay – và tất cả tài sản được mua bằng các khoản tiền đó nên tính chính xác của bảng cân đối kế toán phụ thuộc nhiều vào việc đối chiếu chính xác các tài khoản tài chính của công ty bạn.
Đối chiếu tài khoản hoạt động như thế nào?
Khi bạn sử dụng phần mềm kế toán để đối chiếu tài khoản, phần mềm sẽ thực hiện hầu hết công việc cho bạn, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, quá trình này vẫn cần sự tham gia của con người để nắm bắt các giao dịch nhất định có thể chưa bao giờ xâm nhập vào hệ thống kế toán, chẳng hạn như tiền mặt bị đánh cắp từ một hộp đựng tiền nhỏ. Năm bước này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng tất cả tiền của bạn đã được hạch toán.
- So sánh sổ đăng ký tài khoản nội bộ của bạn với bảng sao kê ngân hàng của bạn: Xem qua và kiểm tra từng khoản thanh toán và ký quỹ trên sổ đăng ký của bạn khớp với bảng sao kê. Ghi lại tất cả các giao dịch trên bảng sao kê ngân hàng mà bạn không có bất kỳ bằng chứng nào khác, chẳng hạn như biên lai thanh toán hoặc cuống séc.
- Kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các khoản tiền gửi đi đã được phản ánh trong cả hồ sơ nội bộ và tài khoản ngân hàng của bạn: Cho dù đó là séc, giao dịch ATM hay các khoản phí khác, hãy trừ các khoản này vào số dư bảng sao kê ngân hàng. Lưu ý các khoản phí trên bảng sao kê ngân hàng mà bạn chưa ghi lại trong hồ sơ nội bộ của mình. Các khoản phí cần theo dõi bao gồm séc chưa được xử lý, thanh toán tự động được ghi lại nội bộ chưa xóa tài khoản ngân hàng, phí in séc, phí dịch vụ ATM và các khoản phí ngân hàng khác như không đủ tiền (NSF), thấu chi hoặc phí vượt hạn mức .
- Kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các khoản tiền đến đã được phản ánh trong cả hồ sơ nội bộ và tài khoản ngân hàng của bạn: Tìm bất kỳ khoản tiền gửi và tín dụng tài khoản nào chưa được ngân hàng ghi nhận và thêm chúng vào số dư sao kê. Nếu ngân hàng cho thấy các khoản tiền gửi không được phản ánh trong sổ sách nội bộ của bạn, hãy thực hiện các bút toán. Nếu bạn có một tài khoản chịu lãi suất và bạn đang điều chỉnh một vài tuần sau ngày sao kê, bạn cũng có thể cần thêm lãi suất.
- Kiểm tra lỗi ngân hàng: Lỗi ngân hàng không thường xuyên xảy ra, nhưng nếu có, thì số tiền thích hợp cần được cộng hoặc trừ vào số dư tài khoản của bạn và bạn nên liên hệ với ngân hàng ngay lập tức để thông báo lỗi.
- Đảm bảo số dư chính xác: Số dư trên bảng sao kê ngân hàng của bạn bây giờ phải bằng với số dư trong hồ sơ của bạn. Tùy thuộc vào số lượng chênh lệch, bạn có thể cần tạo một lịch trình hỗ trợ nêu chi tiết sự khác biệt giữa sổ sách nội bộ và tài khoản ngân hàng của bạn.
Nguồn: the balance
