Kế toán kép là một phương pháp ghi sổ kế toán giúp giữ cân bằng các tài khoản của công ty, cho thấy một bức tranh tài chính trung thực về tình hình tài chính của công ty. Phương pháp này dựa trên việc sử dụng phương trình kế toán.
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.
Các khoản tín dụng cho một tài khoản phải bằng các khoản ghi nợ cho tài khoản khác để giữ cho phương trình cân bằng. Kế toán sử dụng bút toán ghi nợ và ghi có để ghi lại các giao dịch cho từng tài khoản và mỗi tài khoản trong phương trình này hiển thị trên bảng cân đối kế toán của công ty .
Kế toán kép đã được sử dụng hàng trăm, nếu không muốn nói là hàng nghìn năm; nó được ghi lại lần đầu tiên trong một cuốn sách của Luca Pacioli ở Ý vào năm 1494.
Kế toán kép là gì?
Đúng như tên gọi của nó, kế toán kép là một phương pháp kế toán tiêu chuẩn bao gồm việc ghi lại mỗi giao dịch trong ít nhất hai tài khoản, dẫn đến ghi nợ cho một hoặc nhiều tài khoản và ghi có cho một hoặc nhiều tài khoản.
Tổng số tiền của các giao dịch trong mỗi trường hợp phải cân bằng, đảm bảo rằng tất cả các đô la được hạch toán. Các khoản nợ thường được ghi chú ở phía bên trái của sổ cái, trong khi các khoản tín dụng thường được ghi chú ở phía bên phải.
Các công ty đại chúng phải tuân theo các quy tắc và phương pháp kế toán được quy định bởi các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP), được kiểm soát bởi một tổ chức phi chính phủ được gọi là Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB).
Kế toán kép cũng là cách hiệu quả nhất để một công ty giám sát sự tăng trưởng tài chính của mình, đặc biệt là khi quy mô kinh doanh phát triển.
Ngân sách chính xác
Khi hoạt động kinh doanh của công ty phát triển, khả năng xảy ra sai sót văn thư càng tăng. Mặc dù kế toán kép không ngăn ngừa được sai sót hoàn toàn, nhưng nó hạn chế ảnh hưởng của bất kỳ sai sót nào đối với tài khoản tổng thể.
Bởi vì các tài khoản được thiết lập để kiểm tra từng giao dịch để chắc chắn rằng nó có số dư, các lỗi sẽ được gắn cờ cho kế toán một cách nhanh chóng, trước khi lỗi tạo ra các lỗi tiếp theo theo hiệu ứng Domino. Ngoài ra, bản chất của cấu trúc tài khoản giúp dễ dàng truy ngược lại các mục nhập để tìm ra lỗi bắt nguồn từ đâu.
Các loại tài khoản
Khi bạn sử dụng kế toán kép, bạn sẽ cần sử dụng một số loại tài khoản. Một số loại tài khoản chính bao gồm:
- Tài khoản tài sản hiển thị đô la liên quan đến những thứ mà doanh nghiệp sở hữu, chẳng hạn như tiền mặt trong tài khoản séc hoặc giá thanh toán cho kho hàng của doanh nghiệp.
- Tài khoản trách nhiệm cho biết những gì công ty nợ, chẳng hạn như khoản thế chấp tòa nhà, khoản vay thiết bị hoặc số dư thẻ tín dụng.
- Tài khoản thu nhập thể hiện số tiền nhận được, chẳng hạn như doanh thu bán hàng và thu nhập lãi.
- Các tài khoản chi phí hiển thị số tiền đã chi, bao gồm hàng mua để bán, chi phí trả lương, tiền thuê nhà và quảng cáo.
Hệ thống kế toán kép yêu cầu một sơ đồ tài khoản, bao gồm tất cả các tài khoản bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập mà kế toán thực hiện nhập kép. Một công ty nhất định có thể thêm tài khoản và điều chỉnh chúng để phản ánh cụ thể hơn nhu cầu hoạt động, kế toán và báo cáo của công ty.
Sử dụng phần mềm kế toán
Hầu hết các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sử dụng kế toán kép. Nếu không có tính năng đó, một kế toán viên sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi thông tin như hàng tồn kho và các khoản phải trả cũng như lập hồ sơ cuối năm và hồ sơ thuế. Cấu trúc kế toán kép cơ bản đi kèm với các gói phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp. Khi thiết lập phần mềm, một công ty sẽ định cấu hình biểu đồ tài khoản chung của mình để phản ánh các tài khoản thực tế đã được doanh nghiệp sử dụng.
Phần mềm kế toán thường tạo ra một số loại báo cáo tài chính và kế toán khác nhau ngoài bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Một báo cáo thường được sử dụng, được gọi là “số dư thử nghiệm”, liệt kê mọi tài khoản trong sổ cái chung có bất kỳ hoạt động nào.
Số dư thử nghiệm ghi nhãn tất cả các tài khoản có số dư ghi nợ bình thường và những tài khoản có số dư tín dụng bình thường. Tổng số dư dùng thử phải luôn bằng 0 và tổng số tiền ghi nợ phải chính xác bằng tổng số tín dụng.
Ví dụ về kế toán kép
Ví dụ về kế toán bút toán kép, nếu bạn định ghi nhận doanh thu bán hàng là 500 đô la, bạn cần phải thực hiện hai bút toán: một bút toán ghi nợ 500 đô la để tăng tài khoản bảng cân đối kế toán có tên là “Tiền mặt” và một bút toán ghi có là 500 đô la. để tăng tài khoản báo cáo thu nhập được gọi là “Doanh thu”.
Một ví dụ khác có thể là việc mua một máy tính mới với giá 1.000 đô la. Bạn cần phải nhập khoản ghi nợ 1.000 đô la để tăng tài khoản chi phí “Công nghệ” trong báo cáo thu nhập và ghi có 1.000 đô la để giảm tài khoản “Tiền mặt” trong bảng cân đối của mình.
Điều ngược lại cũng đúng: Nếu công ty của bạn vay tiền từ ngân hàng, tài sản của bạn sẽ tăng lên nhưng nợ phải trả của bạn cũng sẽ tăng tương ứng. Kế toán bút toán kép kiểm tra tính chính xác, bởi vì sau khi hoàn thành các bút toán của bạn, tổng tài khoản có số dư nợ phải bằng tổng tài khoản số dư có, đảm bảo rằng bạn đã nắm bắt được cả hai phần của giao dịch.
Nguồn: thebalance
