Bạn ước rằng một ngày có 48h để bạn đủ thời gian để giải quyết hết các công việc. Đó là khi bạn chưa đến ma trận Eisenhower – giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp, từ đó bạn sẽ sắp xếp lại công việc và thời gian để hoàn thành tối ưu nhất.
Người sáng lập Ma trận Eisenhower là ai?
Dwight D.Eisenhower là vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, là người đã sáng tạo ra ma trận Eisenhower.Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA) và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).
Dù rất bạn rộn và căng thẳng với nhiều công việc quan trọng nhưng Eisenhower vẫn có thời gian để giải trí như chơi gilf và hội họa. Bởi vì ông luôn áp dụng cho mình nguyên tắc công việc mà sau này được phát triển thành ma trận Eisenhower.
Phương pháp ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhowwer giúp ta phân loại và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và quan trọng, loại bỏ những công việc vô bổ và tốn thời gian, từ đó nâng cao năng suất làm việc hơn.
Chúng ta có thể áp dụng chiến lược của Eisenhower theo 2 bước đơn giản:
Bước 1: Liệt kê danh sách công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, kể cả các công việc không tốn quá nhiều thời gian.
Bước 2: Tiến hành phân loại và xử lý công việc theo 4 mức độ như sau:
Khẩn cấp và quan trọng (Important and Urgent):
Việc quan trọng cần được thực hiện ngay. Nhóm công việc này có thể là cuộc họp khẩn cấp, các cuộc gọi và email có nội dung quan trọng, Deadline báo cáo hoặc các ngày có ý nghĩa quan trong đối với người thân và bạn bè như đám cưới,…
Các công việc thuộc nhóm quan trọng và khẩn cấp thì buộc bạn phải giải quyết trong thời gian sớm nhất. Mặt các bạn cũng có thể biến nó sang mức độ quan trong nhưng không khẩn cấp nếu bạn đã có kế hoạch hoàn thành cụ thể, sớm hơn thời gian Deadline đã báo trước.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Important and Not Urgent):
các công việc này bạn có thể lên kế hoạch và hoàn thành sau, đó có thể là học thêm những kiến thức mới, kế hoạch làm gì đó với gia đình, bạn bè, hoạc đi khám sức khỏe định kì,…
Cần lưu ý rằng nếu thực hiện những công việc này một cách cẩn thận và nghiêm túc, chúng ta hoàn toàn có thể giảm tải bớt các nhiệm vụ cấp bách.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Urgent and Not Important):
Đặc trưng của công việc thuộc nhóm này là chúng thường không có ý nghĩa gì đối với mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều chúng khẩn cấp. Chẳng hạn như đồng nghiệp nhờ vả bạn làm việc gì đó, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè…
Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể giao phó cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.
Không quan trọng cũng không khẩn cấp (Not Important and Not Urgent): tất nhiên bạn có thể loại bỏ công việc này nếu bạn không có thời gian cũng như thói quen đó, chẳng hạn như Facebook, xem video hài, phim ảnh,…
Bốn mức độ ưu tiên được lập ra cho phép bạn xác định tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của công việc. Từ đó bạn phân bổ công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh mất thời gian mà kết quả cuối cùng không đạt như mong muốn.
Mẹo quản trị thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower
- Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu
- Xác định được việc mình cần làm đầu tiên
- Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước
- Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân
- Đừng để bị phân tán, bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc
- Hãy viết kế hoạch ra giấy vào cuối ngày làm việc hoặc buổi tối hôm trước, tâm trí bạn sẽ thảnh thơi hơn và sẽ có một giấc ngủ ngon
