Lập “to-do list” thôi là chưa đủ, bạn cần chọn lọc, sắp xếp và ưu tiên những công việc cấp bách và quan trọng hơn. Quy tắc 1-3-5 sẽ giúp bạn.
Quy tắc 1-3-5 là gì?
Quy tắc 1-3-5 được trang The Muse tóm tắt như sau: Thay vì cố gắng ôm đồm nhiều công tác khác nhau, mỗi ngày, bạn chỉ cần cam kết thực hiện 9 việc bao gồm 1 việc chính, 3 việc trung bình và 5 việc nhỏ.
- Nhóm 1 (Mức ưu tiên cao nhất): Xác định MỘT nhiệm vụ quan trọng nhất đồng thời là đầu việc lớn nhất, là ưu tiên hàng đầu để giải quyết trong ngày;
- Nhóm 3 (Mức ưu tiên trung bình): Xác đinh BA công việc ưu tiên thứ hai, không quá gấp để thực hiện sau khi hoàn thành công việc ưu tiên hàng đầu;
- Nhóm 5 (Mức ưu tiên thấp): Xác định NĂM hạng mục công việc nhỏ, không tốn nhiều thời gian để hoàn thành hoặc có thời hạn hoàn thành dài hơn.
Theo nguyên tắc chung, bạn có thể coi một nhiệm vụ là một nhiệm vụ chính nếu mất khoảng 3-4 giờ để hoàn thành. Nhiệm vụ trung bình có thể mất khoảng 1-2 giờ. Và mỗi nhiệm vụ nhỏ có thể mất ít hơn 30 phút đến một giờ.
Một nhiệm vụ chính – Bạn cần ưu tiên hoàn thành đầu tiên
Đặt ra một nhiệm vụ phải hoàn thành sẽ giúp bạn có điểm tập trung rõ ràng, tránh tình trạng loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, cuối cùng không làm được gì cả. Hoàn thành mục tiêu này tương đương với việc đạt một “chiến thắng lớn”, tạo động lực để bạn chuyển sang hai nhóm sau.
Sử dụng logic này, hãy bắt đầu ngày làm việc của bạn bằng cách đi thẳng vào một nhiệm vụ chính của bạn để có một khởi đầu hoàn hảo cho ngày.
Ba việc trung bình bạn cần phải hoàn thành
Sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên số một, bạn cần chuyển qua mục tiêu thứ 2 là những nhiệm vụ cần hoàn thành khi bạn có thể. Bạn có thể hoàn thành những công việc như vậy sớm hơn nếu bạn sắp xếp thời gian dành riêng, không bị phân tâm cho nó.
Năm việc bạn muốn hoàn thành khi đã giải quyết những công việc cấp bách
Đây có thể là 5 deadline mà bạn có, hoặc đơn giản là những việc cá nhân như: ăn tối cùng gia đình, đi xem phim với đứa bạn, hoặc bắt tay vào một dự án cá nhân đã “ngâm” lâu ngày. Cách này giúp bạn sắp xếp lại đầu óc và xác định được việc nào cần xử lý trước, việc nào có thể chờ sau.
Tất nhiên, nguyên tắc này có thể được sử dụng linh hoạt một chút. Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn chẳng cần phải điền hết tất cả các công việc vào danh sách 1-3-5 trong cùng một lúc. “Chẳng hạn như khi bạn đang ở một nơi nào đó – sẽ có nhiệm vụ đột xuất mà bạn không thể biết trước được (ví dụ như đi công tác) thì bạn hãy thử để trống 1 mục cho phần “3” và 2 mục cho phần “5” đề phòng những yêu cầu đột suất của khách hàng, cấp trên.
Một số mẹo hỗ trợ nâng cao hiệu quả công việc hằng ngày
- Nên liệt kê việc cần làm trước khi sắp xếp chúng vào từng nhóm. Trước khi “chốt” danh sách, bạn nên kiểm tra xem có việc nào không thật sự cần thiết, hoặc việc nào bạn có thể chia cho người khác để giảm gánh nặng hay không.
- Nếu nhiệm vụ mới xuất hiện ngoài kế hoạch, bạn có thể đưa nó vào danh sách ngày mai hoặc tuần sau, không nên làm xáo trộn danh sách có sẵn.
- Viết ra giấy hay điện thoại to-do list là cách để bạn giải tỏa đầu óc, thay vì cố gắng ghi nhớ trong đầu.
- Một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự tính là bình thường, chỉ cần bạn nỗ lực đi đến cuối cùng.
- Kết hợp 1-3-5 với phương pháp làm việc ngắt quãng Pomodoro (25 phút làm, 5 phút nghỉ). Lưu ý theo dõi và điều chỉnh thời gian phù hợp với tính chất công việc của bạn.
